Die Weser

Hinweise zu Aufgaben in Kapitel 3: Das Projektgeschehen

Aufgabe 1: Überlege, ob es sich bei den genannten Vorhaben um Projekte im dargestellten Sinn handelt. Im Zweifelsfall überlege jeweils, unter welchen Voraussetzungen du von einem Projekt sprechen könntest:

  • Taktische und personelle Neuausrichtung einer Bundesliga-Fußballmannschaft durch den Trainer
  • Zähneputzen
  • Test eines komplexen IT-Systems mit Hilfe eines ausführlichen Testplans
  • Umzug in eine andere Stadt
  • Diskobesuch am Samstag
  • Planung einer komplett neuen Küche inkl. Raumumgestaltung
  • Übername von Daten aus dem alten in ein neues IT-System
  • Auswahl, Buchung und Teilname an einer Ostsee-Angel-Tour
  • Werbekampagne für ein Handy
  • Auswahl einer neuen Büro-Standardsoftware bei einem Kleinbetrieb durch den Geschäftsführer

Laut Abschnitt 3.1 hat ein Projekt folgende Kriterien:

  • Projektziele, Anfang und Ende, Einmaligkeit, Komplexität, Budget, Auftraggeber, eigene Organisation und ein Risiko.
  • Bei einer Neuausrichtung einer Fußballmannschaft wird es wenig Diskussion geben: Es handelt sich um ein Projekt. Auftraggeber könnte z.B. der Vereinsvorstand sein. Ein Trainer und ein Betreuungsteam könnte die Organisation darstellen. 
  • Das Zähneputzen findet sicher nicht einmalig statt. Außerdem ist die Frage der Komplexität(schon Kleinkinder beherrschen es offensichtlich) und die der eigenen Organisation fraglich. Zähneputzen ist kein Projekt im hier dargestellten Sinn.
  • Wenn es laut Aufgabenstellung um ‚ein komplexes IT-System’ geht, braucht über die Komplexität nicht mehr diskutiert werden. Die Notwendigkeit zum Testen ist unbestritten: Von einem Budget kann man wohl ausgehen. Eine Organisation für das Testen ist wahrscheinlich auch gegeben. Nachwuchskräfte in der IT werden gern in ein Testteam aufgenommen, welches ein fachlich versierter Testleiter führt. Der Test eines komplexen IT-Systems ist somit im Sinne dieses Buches ein eigenes Projekt. Denkbar ist, dass diese Aktivität in ein größeres Projekt eingebunden ist, was nichts am Ergebnis der Überlegungen ändert.
  • Der Umzug in eine andere Stadt ist unter gewissen Bedingungen auch ein Projekt: Vielerlei Dinge müssen überlegt und geklärt (Komplexität). Und auch HelferInnen könnten verpflichtet werden (Organisation). Fraglich in diesem Zusammenhang ist der Auftraggeber. Eine zulässige aber diskussionswürdige Hilfskonstruktion könnte über die Rolle gehen: Der Umzugswillige hat zwei Rollen. Einmal Auftraggeber und einmal Auftragnehmer für die Aktivitäten. Also: im dargestellten Sinne keine ganz saubere Lösung, aber verhandelbar.
  • Der Diskobesuch an einem Samstag ist in der Regel kein Projekt, obwohl das Budget vermutlich oftmals nicht unendlich groß ist. Probleme gibt es wahrscheinlich bei der Einmaligkeit und bei der eigene Organisation.
  • Aus der Planung einer komplett neuen Küche inkl. Raumumgestaltung kann für ein Küchenstudio oder ein Bauunternehmen ein glasklares Projekt werden. Mit Auftrageber, Budget und Risiko...
  • Aus der Übername von Daten aus dem alten in ein neues IT-System kann ein beliebig schwieriges Projekt werden, welches viel Gehirnkraft, Testläufe und detektivisches Gespür verlangt. Welches außerdem eine eigenes Team erfordert und einen Auftraggeber hat. Es kann aber auch eine kurze Sache sein, die sicher nicht den Projektkriterien entspricht. Also: Es kommt hier auf den Einzelfall an. Wenn große Änderungen in den Datenstrukturen notwendig sind, steigt die Komplexität. Eine mögliche Frage in dem Projektteam könnte sein: Woher sollen wir fehlende Daten, die das neue System benötigt, gewinnen?
  • Auswahl, Buchung und Teilname an einer Ostsee-Angel-Tour hört sich weder kompliziert an und hat auch, wenn nur eine Person teilnimmt sicher keine eigene Organisation. Wenn aber ein ganzer Angelverein eine solche Tour unternehmen will, so kann das  Organisationsteam als eigene Organisation angesehen werden. Die Vereinsmitglieder hätten die Rolle des Auftraggebers. Und das man angesichts der guten Getränke an Bord mit dem Budget .......
  • Eine Werbekampagne für ein Handy im Fernsehen zu betrachten ist sicher kein Projekt. Eher eine Freizeitbeschäftigung. Aber eine solche Werbekampagne zu planen und durchzuführen, ist es sicherlich: Designer, Filmfachleute, Kameraleute und Werbestrategen sind erforderlich. Eine solche Kampagne kann beliebig teuer und komplex werden.
  • Die Auswahl einer neuen Büro-Standardsoftware bei einem Kleinbetrieb durch den Geschäftsführer kann ein Budget benötigen. Wenn dieser zu einer Messe reist, unterschiedliche Anbieter zu Präsentationen einlädt oder gar  verschiedene Produkte einkauft, um diese selbst zu testen. Sollte der Geschäftsführer aber anhand einer gut unterrichteten Computerzeitschrift seine Wahl treffen, so ist dies kein Projekt im Sinne dieses Buches.
  • Du siehst, ob etwas ein Projekt ist oder nicht, hängt vom Einzelfall ab.

Aufgabe 2:Was hältst du von folgender Aussage: „Alle Projekte funktionieren nach denselben Regeln. Ob ein Haus oder ein Schiff gebaut, eine Standardsoftware in einer großen Firma eingeführt oder ein Wahlkampf organisiert wird: Für einen guten Projektleiter ist dies alles kein Problem.“
Es gibt Menschen, die würden diese These vielleicht bejahen. Wir verneinen die These. Um ein Projekt zu leiten bedarf es Fachwissen im Problembereich. Wenn ein Projektleiter Entscheidungen treffen muss und er erst in aufwändigen Gesprächen die fachlichen Grundlagen erfahren muss, so ist dies kein viel versprechendes Vorgehen. Wenn ein Projektleiter keine Ahnung vom Geschäft hat, so wird er im Team und auch beim Kunden einen schlechten Stand haben. Erfahrung kann man halt durch Nichts ersetzen

Aufgabe 3: Erläutere das Prinzip des Regelkreises an der Heizung in deinem Zimmer, die mit einem Thermostaten ausgestattet ist.
Gemäß Abschnitt 3.5.1 besteht ein einfacher Regelkreis aus der Steuerung und dem Prozess.
Die Steuerung gibt Vorgaben an den Prozess und die Steuerung erhält Messwerte aus dem Prozess.
Konkret sähe das so aus:
Die Steuerung besteht aus dem Thermostaten. Die Steuerung erhebt Messwerte (Raumtemperatur) aus dem Raum. Der Prozess besteht in diesem Fall aus 2 Dingen: Dem Raum selbst und dem Heizkörper. Die Vorgaben der Steuerung sähen so aus: Wenn die Temperatur zu niedrig ist, ist die Vorgabe, heißes Wasser in den Heizkörper laufen zu lassen. Wenn die Temperatur (Messwerte periodisch ermitteln) hoch genug ist, besteht die Vorgabe darin, kein weiteres Wasser in den Heizkörper laufen zu lassen.

Aufgabe 4: Was hältst du von folgender Beobachtung und was ist deine Erklärung dafür: Wenn ein Projektleiter wenig Erfahrung im Projektmanagement hat, wird der Kontakt zum Kunden gescheut.
Erfahrene Projektleiter suchen sehr häufig Kontakt mit dem Kunden. Sie ahnen, dass dieser immer wieder neue Ideen und Vorstellungen hat. Wenn man als PL unerfahren ist, konzentriert man sich gerne auf das eigene Geschäft. Die Gefahr, dass ganz am Ende etwas herauskommt, was der Kunde nicht in genau der Form wollte, wird aufgrund von der Fülle von technischen Herausforderungen weggeschoben. Eine mögliche Erklärung dafür ist in der Ausbildung zu sehen. Man denkt, dass der Projekterfolg sehr stark auf dem technischen Bereich zu erreichen ist. Und übersieht die Kundenbedürfnisse leicht. Ob eine gewisse Menschenscheu von IT-lern relevant ist, ist denk- aber kaum entscheidbar.

Aufgabe 5: Die Aufgabe jedes Teammitgliedes  ist,  den Teamentwicklungsprozess zu unterstützen. Jeder sollte daran mitwirken, dass aus einer Menge von Menschen ein Team wird. Wie könnte man als Teammitglied daran mitwirken?
Mögliche Ansatzpunkte könnten u.a. sein:

  • Respekt vor anderen Teammitgliedern zeigen
  • Andere Teammitglieder nach konkreten Erfahrungen fragen
  • Teamregeln beachten. Zum Beispiel Dokumentationsrichtlinien oder Programmierstandards.
  • Verantwortung übernehmen
  • Aktivität und Neugier zeigen

Je nach Charakter und Erfahrung können auch ganz andere Eigenschaften nützlich sein. Ein gut unterrichteter Fußballkenner oder ein begnadeter Ex-Tischler kann auch teamförderlich wirken.

Aufgabe 6: Erstelle einen Projektauftrag für ein beliebiges Projekt. Studiere dazu Abschnitt 3.4.1 um zu erfahren, was ein Projektauftrag enthält.
Ein Projektauftrag ist ein Dokument, welches in der beteiligten Organisation vorliegt.

Folgende Inhalte könnten im Projektauftrag geregelt sein:
Projektziele, Projektumfang, Was gehört nicht zum Projektauftrag?, Budget, Abnahmekriterien, Meilensteine, grober Zeitplan, ‚Vorgehensmodell, Projektorganisation, Gremien, konkrete Aufgaben, Rollen: Wer ist wofür verantwortlich?, Ausführungen zu eventuellen Risiken und zur Qualitätsanforderungen, Dokumentationsanforderungen.

Aufgabe 7:
Dieser These schließen wir uns an. Der Keim zum Misserfolg liegt bereits im Projektauftrag begründet. Wenn zum Beispiel das Projekt nicht exakt definiert ist, liegt so eine Situation vor.  Wenn der Auftraggeber nicht ganz klar ist, mehrere Personen oder ein Gremium als Auftraggeber benannt ist, so kann dies im Projektverlauf zu Turbulenzen führen. Bekanntlich kann es sein, dass drei Auftrageber zu Detailfragen vier Meinungen haben.

Es ist auch denkbar, dass durch das Projektteam viel Abstimmungsarbeit (was will der Auftraggeber überhaupt) geleistet werden muss. Ob dies mit einem knappen Budget möglich ist, bleibt fraglich.

Aufgabe 8:
Schau dazu im Abschnitt 3.4.3 das Beispiel an.
Ein weiteres Beispiel wird nicht dargestellt.

Aufgabe 9:
Beispiel: Strukturierung der relationalen Datenbank.

Folgende Aktivitäten sind im Ablauf im Detail denkbar:
Erstellung eines BOMs
Ableitung einer Datenstruktur
Benennung von Tabellen
Implementierung der Tabellen
Test der angelegten Tabellen.

Als Gesamtaufwand für diese Aktivitäten könnte man (da kein Projekt genannt wurde) einen beliebigen Wert (z.B. 5 Personentage) angeben.
Als Ressourcen kämen eine Entwicklerin und ein Datenbankadministrator in Frage.
Zusätzliche Ressourcen wären Werkzeuge, mit denen man relationale Datenbanken benutzerfreundlich definieren und physikalisch anlegen kann.
Bei der Kostenschätzung gehen wir von Pauschalstundensätzen aus. Diese beinhalten u.a. den Lohn, den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Arbeitsplatzkosten (Miete, Heizung, PC Abschreibung und Softwarelizenzen) sowie Gemeinkosten (Kosten für Geschäftsleitung, Kantine, Pförtner).
Ginge man von den (fraglichen) 5 Personentagen aus, so müsste man rechnen: 5 * Anzahl der Stunden pro Tag (z.B. 8 Stunden pro Tag) * Stundensatz (z.B. 100 Euro für die menschlichen Ressourcen pro Stunde).

Aufgabe 10:
Beachte dazu den Abschnitt 3.5.4: Projektplanung.
Es sind folgende Aufgaben zu erledigen:

Ziele sind zu definieren

Möglich wären u.a. folgende Ziele:

  • Alle Bestellungen bei Lieferanten können per IT abgewickelt werden.
  • Es gibt eine Internetpräsenz mit Angeboten und Bestellmöglichkeiten
  • Die Lagerhaltung und Inventur wird durch IT unterstützt.
  • Die Lösung lässt sich datentechnisch auf weitere Filialen (Maximal 9 Stück) ausweiten

Angaben zu den wichtigen Meilensteinen sind zu machen.
Um die Meilensteine grob festlegen zu können, musst Du dir überlegen:

  1. Welche Meilensteine gibt es im vorliegenden Projekt?
  2. Welche Zeit wird jeweils vom Projektteam benötigt?

Mögliche Meilensteine könnten sein (vgl. Kap. 1.2.1 und 3.5.4)

  • Konzeption ist abgeschlossen
  • Design ist abgeschlossen
  • Realisierung ist abgeschlossen
  • Einführung ist abgeschlossen
  • IT-System ist im Betrieb eingeführt

Du könntest die Meilensteine aber auf noch feiner gliedern.

Geplanter Aufwand ist zu schätzen
Die Frage, wie lange ein Team für die jeweiligen Tätigkeiten zu arbeiten hat, lässt sich nicht leicht beantworten.
Als willkürliche Werte wurden von einem IT-ler folgendes genannt (Voraussetzung: Der IT-Dienstleister hat Erfahrung mit ähnlichen Projekten; es erfolgt eine Individualentwicklung, die jedoch teilweise fertige Softwarekomponenten nutzt; 2 Personen arbeiten am Projekt):
Konzeption: 4 Personentage
Design: 6 Personentage
Realisierung: 12 Personentage
Test 2 Personentage
Bereitstellung der IT-Infrastruktur: 3 Personentage (Bestellung Server; Installation Basis-Software)
Pufferzeit: 4 Personentage
Projektmanagement (ca. 10% des Gesamtaufwandes): 4 Personentage
Eventuelle Nachbesserungen: 2 Personentage

Angaben zum geplanten Vorgehen sind zu machen
Das Vorgehen kann sich nach dem Basismodell richten (siehe Abschnitt 1.2.1).

Die einzelnen Phasen müssen hintereinander ablaufen.
Das Projektmanagement und die Bereitstellung von der IT-Infrastruktur können parallel eingeplant werden.

Erstelle aus diesen Angaben ein übersichtliches Dokument mit dem Namen Projektplan.
Dann hast du diese Aufgabe gelöst...

Aufgabe 11:
Ich gehe davon aus, dass es sich um einen Planungsfehler handelt. Die handelnden Personen somit in der Lage sind, die Arbeit zu schaffen, nur eben in der geplanten Zeit dies nicht hinbekommen werden.
Dann habe ich folgende Möglichkeiten:

  • ich ändere den Projektplan, indem ich mehr Ressourcen (ProjektmitarbeiterInnen) einplane und damit (hoffentlich) den geplanten Erstellungstermin halte.
  • ich ändere den Projektplan, indem ich das ganze Projekt ‚nach hinten schiebe’.

In jedem Fall sollte ich als Projektleiterin überlegen, mit dem Kunden über die Situation zu sprechen. Es könnte sein, dass sich eine neue Perspektive ergibt. Zum Beispiel, dass besser mit einem anderen Arbeitspaket weitergemacht wird und das bisher angefangene Arbeitspaket später wieder aufgenommen wird (wenn dieses nicht so dringend fertig sein muss...)

Aufgabe 12:
Die vier Projektmanagementphasen lauten (vgl. Abschnitt 3.5.2):

  • Projektinitialisierung
  • Projektplanung
  • Projektsteuerung
  • Projektabschluss

Projektinitialisierung:

  • Gemeinsames Verständnis vom Projekt bei Kunde und Auftragnehmer
  • Ziele und Rahmenbedingungen liegen fest
  • Der Projektauftrag ist erstellt.
  • Die Aufgaben der Beteiligten ist somit die Kommunikation über das Projekt (Kick-Off-Workshops) und die Fixierung der Vorstellungen im Projektauftrag.

Projektplanung
Folgende Dinge sind zu klären:

  • prinzipielles Vorgehen (Vorgehensmodell; welche Phasen)
  • Meilensteine
  • Arbeitspakete inkl. Aufwandsschätzung
  • Reihenfolge der Arbeitspakete Ergebnis ist ein schriftlicher Projektplan. Dieser sollte mit dem Kunden abgestimmt werden.

Projektsteuerung

  • Arbeitspakte müssen an das Projektteam verteilt werden.
  • Der Arbeitsfortschritt muss ‚im Auge behalten’ werden.
  • Mögliche Änderungen müssen berücksichtigt und ggf. der Projektplan angepasst werden.
  • Über das Projekt und das Projektgeschehen ist zu berichten. 
  • Teammotivation und ein gutes Arbeitsklima sind zu unterstützen.

Projektabschluss
Die Beendigung eines Projektes erfordert noch folgende Aktivitäten

  • Durchführung einer Abschlusssitzung
  • Archivierung von Dokumenten und Programmen
  • Überlegungen zur weiteren Zusammenarbeit von Kunde und Dienstleister
  • Teamauflösung

Aufgabe 13:
Folgende Meilensteine sind denkbar:

  • Entscheidung über das Projekt ist gefallen.
  • Eine grobe Inhaltsangabe sowie mögliche Strukturen der Internetpräsenz liegen fest.
  • Die Inhalte sind erarbeitet, liegen aber noch nicht in der veröffentlichbarer Form vor.
  • Die Inhalte sind für das Internet aufbereitet worden.
  • Die Internetpräsenz geht live.
  • Die ersten 100 Besucherreaktionen liegen vor und können als Hinweise für  eine neue Version genutzt werden.

Aufgabe 14:

  • Überlegungen zum Vorgehensmodell – Welches soll genutzt werden – Abstimmung
  • Bereitstellung eines Projektmusters (Vorlage; ehemaliges Projekt)
  • Benennung der Arbeitspakete und Aufwandsschätzung
  • Detailabsprache mit Teammitgliedern/Spezialisten: Stimmen die Arbeitspakete so und ist der Aufwand gut geschätzt?
  • Präsentation des Projektplans vor dem Auftraggeber

Aufgabe 15:
Risiken sind

  • DieKomplexität der Software ist ein Risiko: Fehlbedienung oder fehlendeEingaben/Kalkulationen haben unter Umständen tragische Folgen.
  • Mögliche verdunstete Verantwortung: Die Software bekommt eine entscheidende organisatorische Rolle, die ihr nicht zusteht. Sobald Probleme auftauchen, fühlt sich niemand verantwortlich.

Chancen sind

  • Schnelle Aktualisierung bei Änderungen sind möglich.
  • Was-wäre-wenn-Szenarien können schnell durchgespielt werden.
  • Entlastung der PL in zeitlicher Hinsicht.

Aufgabe 16:
Ein riesiges Feld. Darüber könnte man ein Buch schreiben.
Uns gefallen folgende Gedanken und Forderungen:

  • Respekt vor allen Beteiligten: Kunden und Teammitgliedern.
  • Vorbildfunktion in Bezug auf Arbeitsqualität, Arbeitstempo und Kommunikationsverhalten.
  • Unangenehme Dinge erledigt der Projektleiter und delegiert diese nicht.
  • Klarheit und Wahrheit bestimmten die Äußerungen der PL.
  • Personalentwicklung wird ernst genommen.

Aufgabe 17:
Eine schwierige Frage.

Wir verstehen darunter, dass ein Teammitglied sich sozial und fachlich weiterqualifizieren kann. Dass zum Beispiel Fortbildungen unterstützt werden, ausgebildet wird und auch Praktikanten eine Chance haben, den Berufsalltag kennen zu lernen.
Dazu kommt noch, dass z.B. in Teamsitzungen offen kommuniziert wird und damit die Beteiligten immer wieder ihre eigene Rolle, Projektstrukturen und ihre Aufgabe überdenken und optimieren können.
Bei alledem darf natürlich der Zweck der Dienstleistung nicht vernachlässigt werden. Aber was ist schon einfach?

Aufgabe 18:
Was hältst du von folgenden Thesen in diesem Zusammenhang?

  • Diese Frage berührt die soziale Marktwirtschaft. Bildung ist demnach weder ganz privat und auch nicht ganz in staatlicher Verantwortung.
  • Auseinandersetzungen über Qualifikationskosten sind auch ein politisches Thema.
  • Ein Arbeitgeber wird schwerlich Personen mit genau den Kenntnissen bekommen, die er sucht.
  • Die Alterspyramide spricht für sich. Die Auswahl an exakt ausgebildeten Personen wird nicht gerade größer werden in absehbarer Zeit.

Aufgabe 19:
Die hier dargestellte Antwort auf diese Frage beinhaltet keine finanziellen und vertraglichen Fragen wie zum Beispiel Vertragsentwürfe, Abrechnungsmodalitäten, Bonität des Kunden etc...
Folgende Dinge sollte Katja ins Auge fassen:

  • Informationen sammeln über die Firma WesterTourist.
  • Informationen sammeln über Branchenlösungen für die entsprechende Branche (Campingplatzbetrieb).
  • Sie sollte sich mit den Namen der Gesprächspartner bei WeserTourist und mit ihren Rollen vertraut machen (wer ist z.B. für die Finanzen zuständig?).
  • Checkliste vorbereiten: Welche Dingen müssen geklärt werden für einen Projektauftrag?
  • Vorschläge für eventuelle weitere Treffen erarbeiten.

Aufgabe 20:

  • UML Diagramme sind zu grob oder unvollständig.
  • Namens Chaos
  • Handwerkliche Fehler. Extends-Relation passt nicht zur Beschreibung.
  • Während ein Diagrammtyp überzeugte, waren andere Diagramme fehlerhaft.

Welche weiteren Fehler sind denkbar:

  • Die gewählten Diagrammtypen sind nicht aussagefähig genug/unvollständig. Wenn z.B. ein Fertigungsauftrag ein Attribut ‚Status’ hat, so erwartet eine Entwicklerin auch ein Statusdiagramm dieses wichtigen Attributs. Es ist doch ein Unterschied ob ein Auftrag ‚kalkuliert’ oder ‚terminiert’ oder ‚abgeschlossen’ ist. Weitergehende Detailinformationen sind somit hilfreich.
  • Die Diagramme sind viel zu detailliert. Selbst durch intensives Studium erschließt sich der Problemraum aufgrund der Informationsfülle nicht.

Aufgabe 21:
Folgende Fragen sind je nach Projektzielen u.a. möglich:

Welche gesetzlichen Grundlagen/Vorgaben gibt es?

  • Meldegesetz/Aufbewahrungspflichten von Unterlagen
  • Gibt es irgendwelche anderen Vorschriften für das Geschäft? (Vorgaben von Hotelketten oder von Verbänden),...

Zu den grundlegenden Geschäftsprozessen

  • Was sind die wesentlichen Geschäftsprozesse im Hotel?
  • Gibt es bei den Kunden verschiedene Kategorien (Stammkunden,...) und welche sind das?  
  • Welche Konsequenzen hat die Kategorie (Rabatt,..)?
  • Wie reserviert, wie bucht der Kunde?
  • Wie sind die verschiedenen Bereiche des Hotels organisiert (Rezeption, evtl. Restaurant, Zimmerservice, Reinigung, Hausmeisterdienst, ...)
  • Welche Auswertungen sind notwendig (Auslastung,...)
  • Wie erkennt der Koch des Restaurants, welche Vorräte die Haltbarkeitsgrenze bald erreicht haben?
  • Wie genau funktioniert die Reinigung der Zimmer? Gibt es Besenkammern?

Zu der Rechnungserstellung

  • Welche Leistungsarten gibt es?
  • Welche Rabattregeln gibt es?

Und so weiter...

Aufgabe 22:

Um was geht es? Was sind wichtige Ergebnisse?
Initialisierung Gemeinsames Verständnis Projektauftrag
Planung Planungsprozesse Projektplan
Steuerung Vorgaben, Statuserhebung, Änderungen, evtl Krisen und Motivation Abnahme vom Kunden
Aus dem Projekt lernen, überprüfen, ob etwas vergessen wurde Ordnung in Unterlagen gemäß Vertrag; Zufriedenheit bei Beteiligten.